動物病院のカルテ申し送り、属人化していませんか
シフト制勤務と複数担当制が重なる動物病院で、個体ごとの既往歴やオーナーとの約束事が特定の獣医師・看護スタッフの記憶に頼りきりになる理由と、対策の考え方を整理します。
動物病院のカルテ申し送り、属人化していませんか
「あの子は前回の麻酔で軽い嘔吐があったはず」「このオーナーには検査結果を電話ではなく対面で説明する約束だった」——こうした情報が、カルテの定型欄には書かれず、担当した獣医師や看護スタッフの記憶の中にだけ残っている動物病院は少なくない。
動物病院で申し送りが属人化しやすい理由
動物病院の申し送りが属人化しやすいのは、記録すべき情報の多くが「定型化しにくい」という性質を持つからだ。体重・投薬量・検査結果といった数値はカルテに残るが、「触診時に嫌がる部位」「過去の処置で興奮しやすかった状況」「オーナーの説明への受け止め方」といった個体・家族ごとの文脈は、担当した人の経験としてしか蓄積されない。
さらに、シフト制勤務と複数担当制(診察した獣医師・会計や電話対応をする受付・入院中の世話をする看護スタッフが別人になりやすい)が重なることで、情報が人から人へ渡る回数そのものが多い。渡る回数が増えるほど、定型欄に書かれていない文脈は途中で欠落しやすくなる。
具体的にどんな場面で表に出るか
- トリマー・看護スタッフへの申し送り漏れ: 午前に診察した獣医師が気づいた「触られるのを嫌がる部位」が、午後にシャンプーやトリミングを担当するスタッフに伝わらず、同じ個体が思わぬ場面で興奮・パニックを起こす
- オーナー対応の経緯が引き継がれない: 検査結果の説明方法や過去のクレーム対応の経緯を、受付交代後のスタッフが知らないまま電話対応してしまい、オーナーに「前と話が違う」という不信感を与える
- 非常勤・新人獣医師への引き継ぎ不足: 非常勤で出勤日が不規則な獣医師や、採用直後の新人獣医師が、常勤スタッフの頭の中にしかない「この子は○○の既往があるから麻酔プロトコルを変える」といった判断基準を把握できず、確認に時間がかかる
- 多店舗・提携先との情報のズレ: 複数店舗を展開している場合や、夜間救急の提携先に個体を送る場合、紙カルテや口頭伝達だけでは経緯が正確に伝わらないことがある
これらはいずれも、担当者本人の能力不足ではなく、定型化しにくい文脈情報を言語化・共有する仕組みが整っていないことから起きる。動物病院に限らず、担当者が異動・退職した瞬間に業務が止まるかどうかを点検する「バスファクター」という考え方で見ると、個体ごとの文脈を知っているスタッフが1〜2名に集中している病院は、その人が休んだだけで診療の質が揺らぐリスクを抱えていることになる。情報の受け渡しの多さが欠落リスクを高めるという同じ構造は、保育園のアレルギー情報が担当者任せになる理由にも見られる。
一般的な対策アプローチ
電子カルテの導入は転記作業や検索の手間を減らすが、それ自体は「定型欄に書かれていない文脈情報」の属人化を直接解消するものではない。実務でよく挙げられる工夫は次のようなものだ。
- 「特記事項」欄をフォーマット化する: 既往歴・投薬量とは別に、「触診時の注意点」「オーナー対応の経緯」を書く欄を電子カルテ内に固定で用意し、書く場所を迷わせない
- 交代時に数分の口頭確認を仕組み化する: 介護施設のシフト交代で行われる短時間の口頭での申し送りと同じように、診察後・トリミング前・入院管理の交代時に「この子について伝えること」を確認する時間を業務フローに組み込む
- 非常勤・新人向けの要約を別途用意する: 全履歴を読む時間がないスタッフのために、個体ごとの注意点だけを抜き出した短い要約を更新しておく
いずれも、記録する場所と確認するタイミングを仕組みとして固定し、「誰かが覚えているはず」という前提に頼らない運用に変えるという発想が共通している。
HACHでの解決: 口頭でのやり取りを自動で整理し、引き継ぎ漏れを減らす
HACHは、Slack / Microsoft Teams / Chatwork / LINE WORKS に招待するだけで使える常駐型AIスタッフだ。チャットでのやり取りを夜間に自動で収集・整理し、毎朝レポートとして届ける。
動物病院の申し送りが難しいのは、文脈情報が電子カルテの定型欄ではなくチャットや口頭での会話の中に散らばっているからだ。HACHは、スタッフ同士がチャットでやり取りした「この子は触診で嫌がる部位がある」「オーナーには対面で説明する約束」といった内容を自動で収集し、引き継ぎ資料の下書きを整えることで、非常勤スタッフや新人獣医師が出勤した際に確認できる状態をつくる。カルテの定型欄に書きにくい文脈情報を、別の形で取りこぼさない仕組みとして機能する。
まとめ
- 動物病院の申し送りが属人化しやすいのは、個体・オーナーごとの文脈情報が電子カルテの定型欄では表現しにくく、担当者の記憶に依存しやすいため
- シフト制勤務・複数担当制により情報が渡る回数が多いことも、情報が欠落しやすくなる一因
- 対策は、特記事項欄のフォーマット化・交代時の口頭確認の仕組み化・非常勤/新人向け要約の整備など、記録場所とタイミングを固定すること
- HACHはスタッフ間のチャットでのやり取りを自動で収集・整理し、カルテに書きにくい文脈情報の引き継ぎ漏れを減らす材料を提供する
スタッフ間の申し送りを仕組み化したい方は、ぜひ一度ご相談ください。
HACHは、Slack / Teams / Chatwork / LINE WORKS に招待するだけで使える常駐型AIスタッフです。 無料相談で見積もりを依頼する