改正育児・介護休業法「個別意向確認」義務化の不安
2025年施行の改正育児・介護休業法で義務化された、子の年齢ごとに異なる「個別の意向確認」。誰の期限がいつで、誰がどう確認したかの記録が担当者一人に閉じてしまう不安と対策を整理します。
改正育児・介護休業法「個別意向確認」義務化の不安
2025年4月・10月に段階施行された改正育児・介護休業法により、企業には「個別の意向確認」という新しい義務が加わりました。全社一律の締切ではなく、従業員一人ひとりの妊娠・出産の申出時期や子どもの年齢に応じて期限が異なるのが特徴で、「誰の確認をいつまでに済ませたか」を担当者の記憶やメモだけで管理している中小企業では、対応漏れへの不安を感じやすい制度です。この記事では、制度の要点と、記録が属人化しやすい構造、実務上の対策を整理します。
改正育児・介護休業法「個別意向確認」の要点
今回の改正で新たに義務化されたのは、大きく次の2つです。
- 妊娠・出産等の申出時の個別周知・意向確認(2025年4月〜・全企業対象): 従業員本人または配偶者の妊娠・出産の申出を受けたタイミングで、育児休業制度等を個別に周知し、取得意向を確認する
- 3歳になるまでの子を持つ労働者への意向確認(2025年4月〜・全企業対象): 子が3歳になる誕生日の1か月前までの1年間に、面談や書面等で仕事と育児の両立に関する意向を個別に聴取する
さらに2025年10月からは、3歳〜小学校就学前の子を養育する労働者を対象に、始業時刻の変更・テレワーク・短時間勤務など5つの措置から2つ以上を選んで講じる義務も始まっており、この対象者への周知・意向確認も同様に個別対応が求められます。
なぜ記録が担当者一人に閉じてしまうのか
この制度が実務担当者を悩ませるのは、締切が「全社共通の1日」ではなく、従業員ごとに異なる個別のタイミングで発生する点です。
| 一般的な期限管理との違い | 個別意向確認特有の難しさ |
|---|---|
| 年末調整や契約更新など | 全従業員が同じ時期に一斉発生。カレンダーに1つ登録すれば足りる |
| 個別意向確認 | 従業員ごとに子の生年月日・妊娠出産の申出日が起点となり、期限がバラバラに発生し続ける |
このため、多くの中小企業では総務・人事の担当者が各従業員の子の年齢や申出時期を個人のスプレッドシートやメモで管理し、期限が近づいたら本人に声をかけて面談やメールでやり取りする、という運用にならざるを得ません。誰にいつ確認し、本人がどう答えたかという記録も、担当者のメールやチャットの中に個別に散らばりがちです。担当者が異動・退職すると、次の対象者が誰でいつまでに何をすべきかが後任には見えなくなり、対応漏れに気づけないまま期限を過ぎてしまうリスクが生まれます。
一般的な対策とその限界
多くの企業では、人事労務システムに従業員の子の生年月日を登録し、リマインダー機能で期限管理を行う対策が取られています。社会保険労務士による制度整備支援を受けている企業もあります。
これらは有効な対策ですが、限界もあります。リマインダー機能はあくまで「期限が近い」ことを知らせるだけで、実際に面談で何を話し、本人がどのような意向を示したかというやり取りの経緯そのものまでは記録してくれません。結局、確認の様子はメールやチャットのやり取りとして個別に残るだけで、後から「あの時どう説明し、本人は何と答えたか」を振り返ろうとすると、担当者本人の記憶を頼りに探し直すことになりがちです。
HACHでの解決アプローチ
HACHは、新しい人事労務システムへの入れ替えを求めるものではなく、すでに使っているSlack・Teams・Chatworkに招待するだけで導入できる常駐型AIスタッフです。個別意向確認に関する担当者と従業員本人のやり取りがチャット上で行われていれば、その経緯を日々自動で収集・整理し、毎朝レポートとして届け続けます。
担当者が変わっても、招待されているチャンネルを通じて「誰にいつ確認し、どのような意向が示されたか」という経緯を後からさかのぼって参照できるため、引き継ぎの際に一からヒアリングし直す手間を減らせます。妊娠・出産や子の状況といった機微な情報を扱う場面でも、AI推論時に機密情報を自動マスキングし、データはAWS内で完結する設計のため、安心して導入をご検討いただけます。料金は個別見積りで、ライトプランからのスモールスタートも可能です。
なお、個別意向確認の期限そのものの判定や、面談で聴取すべき内容の設計はHACHが代行するものではありません。制度への具体的な対応は、社会保険労務士など専門家に確認しながら進めることをおすすめします。
制度対応で担当者一人に負荷が集中しがちな点は、育休復帰後の「浦島太郎」状態、原因と対策で取り上げた「本人が休んでいる間の情報ギャップ」とも表裏の関係にあります。あちらは復帰する本人側の情報キャッチアップの課題でしたが、今回は逆に会社側が個々の従業員の期限と対応記録を管理する課題です。同じように「個人ごとに発生時期が異なる期限」を担当者一人が管理せざるを得ない構造は、技術者の資格更新期限見落とし、属人化を防ぐにはで紹介した監理技術者の資格更新管理とも共通しています。また、妊娠・出産に関するやり取りのように扱いに配慮が必要な情報については、AIの要約に金額や人名などの機密がそのまま出ないか不安で解説した自動マスキングの仕組みも参考になります。
まとめ
- 改正育児・介護休業法により、企業には子の年齢や申出時期に応じて個別に発生する「意向確認」義務が加わった
- 期限が従業員ごとにバラバラに発生するため、担当者個人のメモや記憶に対応記録が閉じやすい構造がある
- HACHは今使っているチャットに常駐し、個別意向確認のやり取りの経緯を日々自動で整理し続けるため、担当者交代時の引き継ぎ負担を減らせる
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