法律事務所の進捗共有、弁護士不在でも即答するには
弁護士不在時に事務員が進捗を答えられず依頼者の不信感を招く法律事務所向けに、既存のチャットツールのままで解決する方法を解説します。
法律事務所の進捗共有、弁護士不在でも即答するには
「担当の先生は今、法廷に出ておりまして…」——依頼者から事件の進捗を聞かれた事務員がこう答えるたび、依頼者の不安は募ります。弁護士は法廷・打合せ・出張で事務所を空けることが多く、事件の詳細が担当弁護士本人の頭の中とメモにしか残っていない法律事務所では、この「本人不在=進捗が分からない」状態が依頼者の不信感、ひいては解約や悪評のリスクに直結します。
進捗を聞かれて答えられない、が信頼を失う理由
依頼者が弁護士に不信感を抱くきっかけとして「進捗状況を尋ねても、担当弁護士が不在で事務員に『分かりません』と言われた」というケースが多く報告されています。依頼者からすれば、高い費用を払って任せている事件が今どうなっているのか分からないまま待たされることは、単なる「連絡が遅い」以上に「本当にちゃんと動いてくれているのか」という不安に変わります。事務員の対応力の問題ではなく、事件の経過情報が担当弁護士以外に共有されていないという構造上の問題です。
弁護士1人に情報が集中する事務所の構造
法律事務所では、1つの事件を基本的に担当弁護士が一貫して担当する「担当者制」が一般的です。期日の結果、相手方とのやり取り、依頼者との打合せ内容は、担当弁護士の記憶と手元のメモ・カルテに蓄積されていき、事務員や他の弁護士と体系的に共有される仕組みが整っていないことが少なくありません。特に多くの事件を並行して抱える弁護士ほど、1件ごとの経過を都度言語化して事務員に伝える余裕がなく、結果として「聞かれたときにその場で思い出す」運用に頼りがちです。弁護士が法廷や外部での打合せで事務所を空けている時間帯に依頼者から連絡が入ると、この情報の空白がそのまま対応の空白になります。
一般的な対策とその限界
この課題に対しては、案件管理・顧客管理に特化した弁護士業務クラウドシステムの導入が提案されることが多くあります。
| 対策 | メリット | 限界 |
|---|---|---|
| 弁護士業務クラウド(案件管理システム)導入 | 期日・書類・対応履歴を一元管理できる | 弁護士自身が都度入力する手間が発生し、多忙な弁護士ほど後回しにされがち |
| 経過報告ルールの明文化(週次報告など) | 追加コストなしで始められる | 定型の報告日以外の急な問い合わせには対応できない |
| 事務員への口頭引き継ぎの徹底 | 即座に始められる | 弁護士の記憶とメモに依存する構造自体は変わらない |
いずれも「弁護士本人が改めて入力・報告する手間を増やす」か「弁護士の記憶に頼り続ける」かのどちらかに寄りがちで、法廷対応や依頼者対応で日々多忙な弁護士ほど定着しないというのが実情です。
HACHでの解決:今使っているChatworkに常駐させる
HACHは、法律事務所での導入事例もあるChatwork(Slack / Teamsも対応)に招待するだけで使い始められる常駐型AIスタッフです。新しい案件管理システムへの入力を弁護士に強いるのではなく、弁護士・事務員が普段からChatworkでやり取りしている連絡・相手方とのメッセージ内容を自動で収集し、翌朝までに事件ごとの経過が整理されたレポートとして事務所に届きます。
事務員は依頼者から進捗を聞かれた際、担当弁護士が不在でもHACHの整理済みレポートを確認した上で「直近のやり取りではここまで進んでいます」と答えられるようになり、「分かりません」という回答を減らせます。判断に必要な機密情報は自動でマスキングされ、データはAWS内で完結するため、依頼者情報という機密性の高い情報を扱う法律事務所でも安心して導入できます。
まとめ
- 弁護士不在時に進捗を答えられないのは事務員の能力不足ではなく、事件情報が担当弁護士に集中する構造が原因
- 案件管理システム導入や報告ルール徹底は、弁護士自身の入力・報告の手間を増やす分、多忙な弁護士ほど定着しにくい
- HACHは今使っているChatworkに招待するだけで、日々のやり取りを自動整理し、弁護士不在でも事務員が即答できる状態を作る
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